Début 8 :30 Réunion du comité le dimanche matin de l’assemblée dans la suite hospitalière.1616

  1. Présences
    • Comité stratégique
      • Martine Fréchette (Chaudière-Appalaches, fin 2016)
      • Mélanie Viens (Montérégie, fin 2017)
      • Guylaine Bissonnette (Estrie fin 2018)
      • Denis Thiffeault (Centre-du-Québec, fin 2019)
      • Bertrand Lambert (ex-Gouverneur)
      • Sylvain Ménard (Gouverneur)
      • Marcel Lavoie (Gouverneur élu)
      • Jean Boilard (secrétaire)
  1. Mots de Bienvenu de la PrésidenteModifier le courriel de Mélanie et de Guylaine.
    Envoyer les archives des réunions à Marcel.
  2. Lecture de l’ordre du jourProposé l’adoption par Denis et secondé par Guylaine

 

  1. Lecture du Procès-Verbal du 25 septembre 2015Proposé l’adoption par Sylvain et secondé par Martine

 

  1. Priorités 2015-2016

 

Priorité #1 – Responsable Bertrand
Comité candidature

Valider le questionnaire du Gouverneur avec Florent Roy. Recherche de candidat par Zone et faire passer le questionnaire à un maximum de prospect.

Est-ce qu’on devrait passer le questionnaire lors de l’atelier des aspirants lieutenants et renommer celui-ci atelier leadership? Il est convenu de garder cela intacte pour l’instant. Marcel est encore en recrutement de ses lieutenants.
Nous rappelons  les points suivants à travailler :
1- Avoir un comité de candidature qui fonctionne

2- Trouver une liste de candidat à court et moyen termes

3- Définition les qualités nécessaires pour le poste de lieutenants

4- Accompagner les candidats ayant besoin de formation

 

Priorité #2 – Responsable Guylaine
Guide de route des lieutenants

Donner les rapports de l’année précédente sur les clubs aux futurs lieutenants.

Faire la liste des données à transmettre. Faire un Guide de transfert des informations entre les responsables et entre les lieutenants.

Le comité stratégique est le gardien de la mémoire et de la transmission de l’information. Il faut résumer l’information pour faciliter sa transmission.

Ajouter des éléments dans ce guide sur la procédure de passation des pouvoirs et le protocole. Il est entendu que ces façons de faire peuvent être adaptées selon la personnalité des clubs et des zones.

Le mentorat est un élément important à renforcir en seconde étape.

Nous rappelons le point suivant à travailler :

  • Produire le Guide de route des lieutenants

Priorité #3– Responsable Jean
Augmenter la participation

La page Facebook compte seulement 225 fans. Une alimentation du contenu devrait venir de plusieurs personnes dans le DSQ. Nous pouvons facilement promouvoir les activités de nos Clubs. Lors de la prochaine assemblée, un effort sera fait autour de cette invitation à transmettre des nouvelles.

La dernière vidéo de l’assemblée à fait bonne impression. Continuons à utiliser cette méthode de promotion de nos activités. Une équipe de jeunes optimistes devrait être formée pour tourner des reportages lors des assemblées et des activités du DSQ.

Le nouveau site est en ligne et les informations sur sa gestion ont été transmises à Nicole Bergeron. Le site doit être alimenté en information pour être intéressant.

Une nouvelle liste de diffusion a été montée et servira pour les envois administratifs. Un transfert d’information devra être fait à la secrétaire, trésorière et gouverneur.

Nous rappelons les points suivants à travailler :

  • Alimenter le site et le Facebook en contenu
  • Utiliser la liste d’envoi régulièrement pour promouvoir les activités
  • Augmenter l’achalandage du site et le nombre de « FANS »
    du Facebook du DSQ

 

Priorité #4 –Responsable Denis Thiffeault
Rétention des membres existants

 

Un échange a été encore fait sur la façon de retenir les membres.

Denis demande ce qui doit être priorisé dans la démarche de rétentions.

Transmettre aux clubs l’importance de faire les suivis des membres. Le parrain est une personne importante. Envoyer un guide du parrain ou une liste de « to do » du parrain. Le président devient le parrain des parrains de son club.

La question est de bien voir le potentiel du nouveau membre et ce  que nous voyons comme point d’amélioration en lui.

La lettre de suivi (ou texto) de rappel est un questionnement sur le nouveau membre pourra être envoyé aux parrains.

Nous rappelons le point suivant à travailler :

  • Liste d’actions prioritaires pour retenir nos membres

 

Priorité #5 – Responsable Martine Fréchette
Bottin des personnes ressources du DSQ

Proposition de la création d’un comité de révision pour l’Annuaire du District avec sous-comité pour faire des recommandations.

Voir les calculs budgétaires version électronique versus papier. Possibilité de faire payer la version papier.

Tenir compte de la législation sur la diffusion des informations personnelles. Préparer une acceptation écrite (loi sur l’accès à l’information, Politique de l’O.I., etc.).

L’information devrait venir du « roster O.I. ». En tenant à jour celui-ci, nous ferons une pierre deux coup. Une liste à jour et un bottin avec la bonne information. La version électronique pourrait être mise à jour à chaque mois pour diffusion. La secrétaire du DSQ a la responsabilité de tenir l’information sur les clubs à jour. Une invitation devra êtes faire à chaque secrétaire de club de maintenir ses information de membres en ordre.

Nous rappelons le point suivant à travailler :

  • Établir la forme et la procédure de constitution du bottin exigé par l’O.I.

 

  1. « Personnes ressources »
  • Clubs Jeunesse: Yves Ferland
  • Comité de candidature: Claude Vaillancourt
  • Fondation de club: Georges André Bergeron
  • Marketing du district: Jean Boilard
  • Nouveaux membres et parrains: Mary Bérubé
  • Service et suivi de club: Denis Thiffeault
  1. Prochaine rencontre, Dimanche 28 février à Victoriaville8h30~12h00
  2. Varia
    • Ne pas oublier le changement su règlement pour le comité pour le congrès 2016.
    • Remerciement à Martine pour son implication lors de l’assemblée qui a eu un impact positif sur la perception du comité stratégique par les membres.

Fin de réunion 11 :00